EnglishQuy định về hóa đơn điện tử từ 1/11/2020 bắt buộc 100% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Đây cũng là thời điểm mà nhiều quy định cũ về hóa đơn điện tử sẽ hết hiệu lực. Và thay thế bằng các quy định mới tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Dưới đây là những khái niệm và quy định mới được cập nhật. Hãy cùng KẾ TOÁN ĐẠI THỊNH PHÁT tìm hiểu nhé!
Khái niệm hoá đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. Thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực. Từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức. Mà đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc. Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”
Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử
Theo điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 6 trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Cả 3 văn bản pháp quy trên đều có quy định về nội dung hóa đơn điện tử. Do vậy, nội dung của hóa đơn điện tử bắt buộc phải bao gồm:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.
Trong đó, Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn. Được thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 – Thông tư số 153/2010/TT-BTC.
Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán.
Sai tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua.
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được ghi bằng cả số và chữ.
Với hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giá trị gia tăng. Dòng đơn giá là giá hàng chưa tính thuế GTGT. Cần phải có thêm dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán. Tất cả phải ghi bằng cả số và chữ.
Chữ ký số, chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của bên mua (nếu là đơn vị kế toán) và bên bán.
Thời điểm lập và gửi hóa đơn (ngày, tháng, năm).
Mã xác thực của Cơ quan thuế nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.
Ngoài ra cũng có một số trường hợp hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung trên. Thì sẽ được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ tài chính.
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 1/11/2020 thì thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có sự thay đổi. Theo Điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Thì đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT. Theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.
Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành. Kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai
Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai theo thông tư 68
Trường hợp 1:
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua. Tuy nhiên không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót. Thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế. Thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04. Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Trường hợp 2:
Trường hợp có sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế. Hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng. Thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ. “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên HĐĐT mới thay thế sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu HĐĐT có sai sót đã gửi cơ quan thuế. Thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế. Và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian tại Điều 16.
Kết luận:
Vừa rồi là những chia sẻ thông tin từ KẾ TOÁN ĐẠI THỊNH PHÁT về quy định mới nhất của HĐĐT 2020. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được cho các kế toán và doanh nghiệp vận dụng tốt và thành công!